Automatizácia obehu dokumentov v podniku. Správa dokumentov a program na správu dokumentov

Workflow automatizácie je opatrením uchýlil k takmer všetky moderné podniky. Dokonca aj malé podniky pracujú s hmotnosťou rôzne dokumenty, vrátane listov, rozpočty, faktúry, zmluvy a všetky druhy požiadaviek. Je to z toho dôvodu, že takmer každá moderná organizácia sa snaží používať toto opatrenie ako workflow, ktorá je opatrená na úkor úplnosti a uchovanie dát, ľahké vyhľadávanie a ukladanie rôznych informácií, a obmedzujú optimalizáciu času potrebného pre jeho schválenie.

Prečo to urobil?

Prakticky všetky zamestnanci spoločnosti trávia veľa času sa snaží nájsť správne informácie a štatistiky výrečne hovorí, že to trvá asi polovicu pracovnej doby. Ako to tiež stane, že budete musieť znova vytvoriť znovu, miesto opätovného použitia všetky dokumenty, ktoré existujú "niekde". Jedná sa o štandardný, je situácia, keď pôvodný text zmluvy je právnik v počítači, a časopis položky na cenné papiere sprevádzajúcich vykonávania zmlúv uzavretých v účtovnom systéme, poukážky a činy sú obsiahnuté vo finančnom oddelení v tlačenej podobe, a korešpondencia týkajúce sa vykonávania zmluvy práca je v elektronických zamestnancov poštových schránok. Tento "rozptyl" informácií je veľmi škodlivé pre bezpečnosť, integritu a konzistenciu, je v takýchto situáciách existuje skutočná automatizácie workflow.

Zavedením špecializovaných informačných systémov riešené prevažnú väčšinu problémov. Napríklad, niektoré z rozpočtového systému poskytuje možnosť vytvoriť systém prepojených rozpočtov, nasleduje formovanie a ukladanie rôznych verzií týchto dokumentov, ako aj údaj o ich stave. Preto je problém čiastočne riešený rozpočet dokumente použitím takýchto systémov.

Ale nezabudnite, že súčasný rozpočtový rámec, rovnako ako účtovník a ERP-Systém v drvivej väčšine prípadov pracujú s štruktúrovaných informácií, teda druh údajov, ktoré môžu byť vytvorené a uložené vo forme tabuľky. Podľa väčšiny odborníkov, je celkové množstvo dát z akéhokoľvek moderného obchodného štruktúrované informácie poskytuje len 20%, zatiaľ čo zvyšok sú e-maily, textové dokumenty, rôzne správy o rokovaní a stretnutí, obrázky, atď Docela často bez toho, aby realizácia štúdií neštruktúrovaných informácií jednoducho nie je možné, aby normálne hodnotiace kontektsta, ktorý je už k dispozícii štruktúrovaná. Skladovanie, zber a následné spracovanie týchto dát je zabezpečená použitím takých opatrení, ako je workflow a systémy pre správu obsahu informačnej spoločnosti.

Čo je to?

S pomocou elektronického systému pre správu dokumentov umožňuje organizáciám všetkých interakcie medzi zamestnancami organizácie na základe predložených dokladov. Opäť 1C dokument predpokladá vytvorenie dokumentov, možnosť pohybu je na organizáciu a udržuje kontrolu nad prevedenia dokumentov a postupov opísaných v ich použití. To znamená, že elektronický dokument poskytuje spoločnosť obrovské množstvo výhod, prekladať svoje dielo je vlastne nová úroveň.

Každý dokument v tomto elektronickom systéme sa vyznačuje celú sadu detailov, ktoré ho charakterizujú jedinečne (často označované ako takej sady kariet). Karta môže obsahovať rôzne informácie, vrátane typu dokumentu, dátum vzniku a zmeny, autor, rovnako ako úložný priestor a mnoho ďalšieho. V budúcom systéme pre správu dokumentov umožní ukladanie a načítanie potrebnou dokumentáciou v súlade s údajmi, ktoré boli určené na karte.

príležitosti

Elektronická správa dokumentov poskytuje organizáciám nielen veľa výhod, ale tiež otvára to veľa nových možností, čo je tiež dôležité.

centralizované riadenie

Bez ohľadu na to, aký veľký je ten či onen systém pre správu podnikových dokumentov umožňuje rýchle zmeny v podobe dokumentov v obehu na ňom. Ak chcete napríklad zmeniť formulár žiadosti pre niektorý z nákladov jednotlivých zodpovednostných stredísk len vykonať určité úpravy šablóny natoľko, že nárok, ktorý je už uložený v systéme. Za to, že sa zamestnanci, ktorí vyplnia takejto žiadosti nebudú môcť používať dokumentáciu zastarané formy, pretože aplikácia je vyplnený a odoslaný prostredníctvom systému.

Podpornej dokumentácie životný cyklus

Každý dokument, ktorý sa vzdá a spracované v každom podniku, nutne prechádza niekoľkých etapách stanovených. Napríklad, pokiaľ ide o firemné rozpočet, je najprv nutné vykonať, a potom schváliť a spúšťať v určených časoch. Za to, že rôzne aktuálne a plánované výkonnosti rozpočtu, ktorá podlieha dôkladnej analýze a odoslané do archívu. V 1C dokument poskytuje prísnu kontrolu priebehu celého životného cyklu dokumentov, s prihliadnutím na základné požiadavky v podnikovom prostredí, rovnako ako rôzne právne predpisy a priemyselné normy podnikania spoločnosti.

tímová práca

Elektronický systém pre správu dokumentov ponúka oveľa viac než len o organizácii kolektívnej práce na dokumentoch, a za účasti budú odborníci, ktorí sú v rôznych kanceláriách, alebo dokonca v rôznych mestách.

Systém ukladá dostatočne veľký počet verzií toho istého dokumentu, okrem priamych a zmeny môžu anotáciu dát, to znamená, že k nim pridať nejaké komentáre a poznámky, bez toho by to ovplyvnilo základné informácie, ktoré musia dodať.

diskrétnosť

Skôr dôležitou vlastnosťou týchto systémov je, že v rovnakom dokumente 1C sa môžu prihlásiť prostredníctvom špeciálneho digitálneho podpisu a následne odoslaním šifrovanie. To umožňuje nielen na potvrdenie pravosti akékoľvek informácie, ale tiež jednoznačne identifikované s autorom, rovnako ako pre dosiahnutie najefektívnejší zabezpečenia pre ukladanie rôznych dát, ak je to nutné.

routing

V prípade, že elektronický systém pre správu dokumentov nie je k dispozícii, potom v tom prípade, že zamestnanec, ktorý sa podieľa na tvorbe niektorých cenných papierov, musí nutne pochopiť, kto je najlepší previesť tieto cenné papiere. Elektronická správa dokumentov v podniku, aby sa automaticky prenášať dáta správnu osobu.

Samo o sebe je smerovanie je voľný a tuhá. Voľný poskytuje príležitosť dokumentovať smer absolútne žiadnych príjemcov podľa potreby, zatiaľ čo tuhé poskytuje najpresnejšie reguláciu, ale v osobitných prípadoch pôsobenia predinštalované v dokumentáciu systému dopravných predpisov môže byť trochu pauzu (napríklad ak je potreba zaslať návrh dokumentu na preskúmanie niektorých externí odborníci).

riadenie prístupu

Existuje niekoľko možností, ako rozlišovať medzi rôznymi silami zamestnanci spoločnosti, pokiaľ ide o vedenie dokumentácie. Tak pokročilý workflow umožňuje osoba, ktorá má dať plnú kontrolu nad dáta obmedzujú možnosť upravovať alebo dokonca umožňujú iba zobrazovať alebo vysvetlivkami žiadne súbory. To značne zjednodušuje prácu s rôznymi dátami, a to je dôležité - to sa stáva oveľa bezpečnejšie.

integrácia

Aby bola zaistená maximálna integrity dát, ktorý je nakreslený v danej spoločnosti, elektronickú správu dokumentov v podniku umožňuje integráciu inštalovaného systému s ostatnými - finančné, priemyselné, analytické, atď Prostredníctvom tejto integrácie je k dispozícii moderný systém workflow dosť často využila ako akýsi sprostredkovateľ medzi niekoľkými typmi softvéru.

Dokumenty zo všetkých systémov, je logicky súvisí s touto informácií, nazývané kontext. To môže zahŕňať obsah dokumentu alebo e-mailov, faxov, platobné dokumenty, záznamy o aktivitách, video alebo audio nahrávok, a dokonca aj mnoho ďalších informácií. Kontext dokumentu je možné pridať ručne alebo plne automatizovať proces, v závislosti na preferenciách a potrebách riadenia.

Napríklad, moderný systém automatizácie pracovného postupu v procese formovania a následných zmien v rozpočte je možné použiť rad ďalších súvisiace informácie:

• všetky druhy výskumu trhu, vrátane nielen vlastné, ale aj tie, ktoré boli získané z externých zdrojov;
• Rôzne dohody so svojimi náprotivkami (kupujúci alebo dodávateľov);
• Osobitné právne a referenčné dokumenty;
• ďalšia dokumentácia, ktorá sa odráža v sebe žiadne obmedzenie alebo predpokladov (ako príklad, miera inflácie, výmenných kurzov a ďalšie údaje);
• zápisnice zo schôdzí, sa konala za účelom prerokovania akejkoľvek verzii je rozpočet a zahŕňajú všetky druhy pracovníkov komentárov a vyjadrenia účastníkov v procese (často táto dokumentácia je odoslaný zo všetkých zamestnancov prostredníctvom e-mailu a skladovať oddelene od rozpočtového informačných súborov).

Užívateľ, ktorý pracuje s rozpočtom, a to kedykoľvek, ak je to potrebné, môže zobraziť niektorá z vyššie uvedených dokumentov, ako moderné workflow technológia umožňuje mu to urobiť bez dlhých vyhľadávania.

Ktoré systémy sú používané u nás?

Jedným z najobľúbenejších softvérových riešení, ktoré možno nájsť v ruských spoločnostiach možno nazvať kombináciou nástrojov Microsoft Outlook s Microsoft Exchange Server. Prvá žiadosť, ktorá v zásade stanovená na takmer každý počítač, zatiaľ čo Exchange Server je často považovaná použiť ako plnohodnotnú e-mailového servera. Napriek skutočnosti, že spoločnosti, ktoré už pred nejakým časom bolo zavedenie elektronického dokumentu rozhodol, tieto programy sú len použité ako platforma pre e-mail, po niekoľkých centralizovaných nastavení aj tento softvér môžu byť použité ako úplne funkčná automatizáciu pracovných postupov pre takmer všetky organizácie ,

V súčasnej dobe je na ruskom trhu je plná s desiatkami rôznych systémov, pomocou ktorých spravovanie automatizácie dokumentov a podobný softvér ponúka nielen západnej, ale aj tuzemských developerov. Dokonca aj Microsoft, okrem vyššie uvedených programov, ponúka i nástroje, ako je Content Management Server alebo SharePoint Portal Server.

Najmocnejší medzi všetkými existujúcimi systémami je považovaná za Documentum, ale predovšetkým veľké spoločnosti používajú tento proces automatizácie. Workflow niektorých podnikov na úkor automatizovaného softvérového balíka Lotus Notes, ale mnoho hovoriť akási "návrhár pre programátorov", ako je stanovené na základe svojho celého systému je pomerne ťažké.

Aký je rozdiel medzi ruskými a západnými systémami?

Pokiaľ budeme hovoriť o hlavných rozdielov medzi domácimi a zahraničnými nástrojov, ktoré sú k dispozícii v rozširovaní schopností. Napríklad v prípade, že systém západných vývojárov môžu pracovať prakticky všetky operačné systémy, to bolo väčšinou domáce spracovávané len pre jedného z nich, a samozrejme, že to je často Windows. Západné systémy sú konfigurované na použitie akejkoľvek DBMS. Takéto ruskej systémy obmedzenia môžu vážne brániť možnosť vybudovania cross-platformové, integrované riešenia.

Čo sa týka funkčnosti, hlavný rozdiel spočíva v tom, že v dokumentoproizvodstva automatizácii a workflow West realizované niekoľko programov, ktoré môžu byť vydané v rámci jednej značky, ale cieľ pre rôzne účely. Napríklad Documentum ponúka rad jednotlivých produktov, ktoré sú používané pre plnú automatizáciu a integráciu s ERP systémom, podporujú správu dokumentov projektovú a inžiniersku, atď. Prevažná väčšina softvéru vyvinutého v Rusku, zamerané na riešenie konkrétneho problému.

Tiež stojí za zmienku, je skutočnosť, že hlavný rozdiel spočíva v prístupe oboch strán k tomu, čo je workflow automatizačnej systém. Západné systémy sú určené pre úplnú automatizáciu a následná podpora prostredníctvom rôznych obchodných procesov v organizácii, zatiaľ čo drvivá väčšina domácich programov automatizovať len určité funkcie.

Náklady na západných systémov je približne v rozmedzí od $ 400 až $ 1,000 za každé pracovné miesto, a to nepočítame náklady na implementáciu, hardvér a softvér potrebné na zabezpečenie bežného elektronického dokumentu. Často self-úvod stojí asi polovicu obvyklú cenu licencie, pretože väčšina programu pre automatizáciu workflow realizované rôzne propagačné akcie, ale v niektorých prípadoch je cena rádovo vyššia. Jeden z najťažších je vždy projekt automatizácie finančné dokumentácie, pokiaľ ide o realizáciu týchto projektov stojí asi 2-3 krát vyššie ako náklady na licencie.

Domáce softvér predáva za 200 až 600 $ na jedno sedadlo, a okrem toho vziať do úvahy náklady na ďalších programov a rôznych zariadení. Na konci, výpočet porovnávacie hodnoty sa vykonáva v podstate rovnakým spôsobom ako v západných systémoch.

rysy

V naprostej väčšine prípadov sú smere prioritné automatizácie sú procesy vzťahujúce sa k harmonizácii dokumentov, napríklad proces počiatočnej prípravy a ďalšieho plnenia rozpočtu. Avšak, mnoho tímov v súčasnosti využívajú kancelárske automatizácie a pracovné postupy, to znamená, že sa registračných postupov odchádzajúcich a prichádzajúcich dokumentov.

Úvod do elektronického systému nie je zásadne odlišná od zavedenia akýchkoľvek iných automatizovaných systémov, preto je nutné zaoberať sa charakteristických rysov tohto projektu.

Vytvorenie úložiska podnikovej triedy

Úvod dokument automatizácie v každom prípade stanoví určité podnikové úložisko, v ktorom chcete uložiť všetku dokumentáciu. Logická štruktúra skladovanie, rozvoj a ďalšie implementáciu bezpečnostných politík, rovnako ako ukladanie dokumentov hierarchie vyžaduje maximálnu presnosť a vykonajú sa v ranej fáze projektu.

Treba mať na pamäti, že funkcia ukladania môže byť nasadený na začiatku návrhu, tak v ranej fáze môže byť vykonaná presunúť všetky dokumenty z existujúcich úložných miest do jediného podnikového úložiska. V dôsledku toho môžu používatelia zoznámiť s niektorou z hlavných funkcií systému, a súčasne zvládnuť a jej aplikácie. Urýchliť adaptáciu zamestnancov na implementáciu systémov môže byť pomocou servisných funkcií, ako je upozornenie na zmeny v dokumentácii, výskyt nových dokumentov, atď.

Tak, workflow nutné pre každú modernú spoločnosť, ktorá sa snaží rozvíjať a zlepšovať svoje operácie.