Archiválie organizácia riadenia: GOST, návody, dokumenty, pravidlá. Pokyny pre riadenie archiválií

Archívne pravidlá riadenia záznamy obsahujú kľúčové požiadavky na prácu s dokumentmi a materiály, ktoré nie sú zapojené do bežných činností spoločnosti. Tie sú formulované v súlade s predmetom tohto regulačného rámca, regulačný rozsah spracovania, zostavovanie a ukladanie informácií. Kľúčové pojmy v rámci balíka štandardu pre archiválie konania. Pri navrhovaní je zohľadní pokrok v používaní technológií a najmodernejších informačných technológií. Zvážiť ďalšie základ archívne správy dokumentov.

výskyt

Pokyny pre archívne správy záznamov platí pre vládne agentúry. Sú tiež potrebné pre firmy zaoberajúce sa určité typy prác. Najmä predpisy platia v časti opisu, evidencia, uchovávanie a využívanie dokumentov archívneho fondu Ruskej federácie, odvolával sa na štátneho majetku.

Členenie podnikov, ktoré pracujú s filmom, hudobného, videá, fotografie, mapy, vedy a techniky, telemetrické informácie, ktoré sa riadia ustanoveniami v plánovaní a reportingu.

Povinnosť a právo zakladať organizácie v archívoch na dočasné ukladanie dokumentov RF AF poskytuje základ pre právne predpisy odvetvia (od roku 1993), poloha (z rokov 1994 a 1998). Regulačný rámec tvorí právny akty regionálneho významu. Považovaná za pravidlá sa nevzťahujú na dokumenty, práca, ktorá je upravená federálneho zákona № 5485-1 a prezidentského výnosu № 1203 z 30.11.1995 sa

absolvovaní

Jedná sa o systematické doplňovanie dokumentárny základne podnikovej jednotky. Vyberanie zahŕňa určenie:

1. Zdroje.
2. Zloženie materiálov, ktoré majú byť prijaté.

V rámci tejto činnosti sa tiež vykonáva priamy prenos dokumentov do archívu. Ako zdroje sú:

1. podnikovej jednotky.
2. Fyzických osôb.
3. Podriadené štruktúru.

zloženie materiálov

Pre archiválií inštrukcie konaní stanovuje, že akvizícia sa vykonáva dočasne (nad 10 rokov) kufre a trvalé úložisko. Tiež zhŕňa informácie o zamestnancoch. Prípady, kedy je trvanlivosť menej ako 10 rokov, spravidla archívy nie sú prenesené. Tie sú obsiahnuté v príslušných častiach podniku. Na konci času použiteľnosti týchto vecí musí byť zničený. Podrobnosti o individuálneho charakteru sú prenášané na žiadosť majiteľa. Následne sú zaslané do štátnych archívov k trvalému obsah. Prevod musí byť tiež materiály Podniky prekurzorov a likvidované podriadené štruktúry.

Archívne správy záznamov a názvoslovie

Poverení pracovníci vykonávajúci práce s podnikovými informačnými materiálmi, aby systematický zoznam prípadov. Zavolal nomenklatúry. Na svojom vzniku označuje trvanlivosť materiálov. Pre archiválií riadenie manuálnu predpisuje autorizovaného divíziu monitorovať a zjednodušiť poskytovanie služieb v príprave nomenklatúry. Systematické zoznam slúži ako základ pre tvorbu zásob informačných materiáloch trvalé a dočasné (do 10 rokov) skladovanie. Nomenklatúra je tiež hlavný účtovný doklad. Používa sa pre registráciu prípadov dočasného uskladnenia, vrátane obdobia kratšie ako 10 rokov. Zavedený systém názvoslovie systematizácia môžu byť použité pri vytváraní súborov karta úkonov.

klasifikácia

Udržiavanie archiválií vedení sa určuje na tri typy nomenklatúry:

1. Typické.
2. Príkladné.
3. Individuálne (pre konkrétnu firmu).

Prvý určuje zloženie materiálov generovaných v podobných zariadení. Štandardná nomenklatúra je považovaný za regulačný dokument. Orientačné systematika určuje približné zloženie informačných materiálov pre podniky, na ktoré sa vzťahuje jeho pôsobenia, a označuje index. To má odporúčací charakter. Tieto typy systemizáciu použité pri tvorbe jednotlivé oblasti a prenesená do neho bez zmien.

Funkcie pre prípravu

Dokumenty pre archívne správy podnikových záznamov systematizované v predpísanom formulári v súlade s nomenklatúrou štruktúrnych jednotiek. Ten by mal byť schválený a podpísaný vodcami.

Nomenklatúra podniku sa vyrába vo všeobecnej podobe. Je parafovaná vedúcim archívu alebo osoby zodpovedné, podpísanej v čele poskytovania služieb alebo povereného zamestnanca. Názvoslovie musia byť schválené odbornou komisiou, a potom schválená riaditeľom spoločnosti. Po vykonaní týchto postupov vedúcich štrukturálnych divíziou spoločnosti za predpokladu, extrakt z príslušných sekcií.

Nomenklatúra pre nadchádzajúci rok vytvoreného v poslednom štvrťroku aktuálneho obdobia. Harmonizácia sa vykonáva najmenej 1 krát za 5 rokov. Ak chcete zmeniť štruktúru a funkcie podniku, nové názvoslovie.

Postup pri zostavovaní záležitosti

Formácia tzv zoskupenie úkony v súlade s nomenklatúrou. Archívne organizácia Správa záznamov zahŕňa systematizácia informácií v súlade s názvom zložky. Nie je povolené zoskupenia duplicitné kópie a prievanu. Výnimkou sú vysoko hodnotné vozidlá. Nesmie byť umiestnený v priečinku papierové majú byť vrátené.

Udržuje archívne evidencia sa vykonáva pri centralizovanom poskytovaní informácií pre manipuláciu s materiálmi, služby a na decentralizovanú - oboch konštrukčných celkov, a vyššie uvedené divízie. Zoskupenie sa vykonáva pod dohľadom osoby zodpovednej za bezpečnosť pamäťových médií. Ak je to potrebné, môžu byť zapojené zamestnanci Štátneho archívu.

hlavné požiadavky

Vedenie Archívne sa vykonáva v súlade s požiadavkami predpisov. Pri tvorbe zložiek s informačnými nosičmi musí spĺňať nasledujúce požiadavky:

1. Materiály pre dočasné a trvalé uloženie sú zoskupené samostatne.
2. Zložka je obsiahnutý v jednom vyhotovení každej z papiera.
3. Zložka by mal byť prítomný materiál pre jeden kalendárny rok. Tohto nariadenia, však existujú výnimky. Patria medzi ne:

• osobné súbory, ktoré sú vytvorené po celú dobu trvania príslušného zamestnanca;
• materiály a štruktúry volených stálych výborov s nimi, zástupca skupiny, regimented v období zhromaždenia;
• Papierové vzdelávacie inštitúcie, vykonaný a zoskupené v školskom roku;
• divadelné materiály, ktoré charakterizujú činnosť sezóny;
• histórie, a tak ďalej.

Zložka musí byť menšia ako 250 listov papiera s hrúbkou nie viac ako 4 cm.

Zoskupenie administratívnych úkonov

Archívne správy záznamov vyžaduje systematizáciu rôzne typy informačných nosičov. Tieto vrátane atribútu a administratívnych úkonov. Sú rozdelené podľa typu a chronológia aplikácií:

1. Ustanovenia stanov schválených regulačných aktov, pôsobí ako príloh. Tie sú zoskupené. V prípade, že ustanovenia, predpisy, stanovy boli schválené ako samostatné akty, organizovať je v jednotlivých prípadoch.
2. Príkazy a rozhodnutia vyšších štruktúr pre ich realizáciu sú zoskupené podľa oblastí podniku.
3. Príkazy týkajúce sa personálu, organizoval podľa retenčného obdobia. S veľkým objemom informačných materiálov účelná pôsobia na rôznych stranách firmy, skupiny oddelene.
4. Objednávky v kľúčových oblastiach, ktoré sú systemizované oddelene od zákonov o zamestnancov. Napríklad poradie archivačné registratúry je zahrnutá do rovnakej zložky, a vymenovanie vedúceho oddelenia zodpovedného - do druhého.
5. Schválené limity, správy, odhady, položkovej zoznamy, plány a tak ďalej. zoskupené samostatne nimi projektov.
6. Umiestnenie dokumentov do osobných spisov sa vykonáva v poradí, v akom boli prijaté.
7. Tvárové zamestnanci mzdové účty systematizované v samostatných zložkách. Sú usporiadané v abecednom poradí.
8. Sťažnosti, podnety, sťažnosti občanov týkajúce sa činnosti spoločnosti, záznamy o ich prerokovanie a realizácie sú zoskupené oddelene od sťažnosti jednotlivcov pre osobné záležitosti.
9. Systematika korešpondencia sa zvyčajne vykonáva v kalendárne obdobia v chronologickom poradí. V tomto prípade sú odpovede sú umiestnené až za otázky. V prípade obnovenia korešpondencie v určitej otázke, ktorá začala v minulom roku, dokumenty v priečinku bežného obdobia. V tomto prípade sa udáva index predchádzajúceho roka.

Tvorba informačných nosičov prijaté do úschovy

Archívne správy záznamov poskytuje celý rad požiadaviek na štruktúrnych jednotiek, práca s papierovými dokumentmi. Tvorba nosiče môžu byť čiastočné alebo úplné. Záleží na dobe skladovania. Plná registrácia sa vykonáva vo vzťahu k dočasným dokladov (nad 10 rokov), stálej obsahu, ako aj zákonov o zamestnancov. To zahŕňa:

1. Viazaná zložka / spojivo.
2. Číslovanie listov.
3. Vypracovaním page-svedka.
4. Tvorba interného inventára ak je to nutné.
5. Vykonať úpravy detailov krycieho listu. Môžu stlačte názov podniku, registračné číslo zložiek, krajné termín, a tak ďalej.

Materiály pre dočasné uskladnenie, vrátane obdobia kratšie ako 10 rokov, čerpanej časti. Takže, nie je dovolené vykonať systematizáciu cenných papierov v priečinku, ktoré nie sú číslované zoznamy, nemusia mať štítok poistenia.

nuansy

Archívne správy záznamov - činnosť, pri ktorej odborníci poskytujú nielen informácie nosiče bezpečnostné, ale tiež možnosť pracovať s nimi v prípade potreby. Za týmto účelom akty tvoriaci zložku, podanej štyri punkciou v kartónovej krabici. Sú tiež umožnené viazať zvažuje možnosť čítania textov, uznesenie, termín víz vo všetkých novinách.

V rámci prípravy na zoskupenie všetkých kovových spojovacích prostriedkov sú odstránené. Materiály určené na trvalé uloženie a skladajúci sa z najmä cenných alebo neformátovaným činov sú obsiahnuté v zložkách, čo vedie ku tri ventil s reťazcami alebo do špeciálnych kartónov.

Ak je prítomný v neobsadených dokumentov osobného charakteru (pracovné knihy, karty, vojenské karty a pod.) Sú uložené v samostatnej obálke a podal ju do zvyšku materiálu. Na konci zložky musia byť prítomný čistý list svedkom. Na začiatku zložky zošitá formulár pre interné zásob. Pre zaistenie bezpečnosti a poradie usporiadanie každého listu papiera arabskými číslicami. Toto pravidlo sa nevzťahuje na stránky, a svedkov formy pre inventár. Číslo je kladený ceruzkou v pravom hornom rohu.

Arch svedkom

Je vyrobený v súlade s objednávkou. Obsahuje slová a čísla:

1. Počet listov s číslovaním.
2. Počet strán interného inventára.

Plech svedkom tiež stanovuje, číslovanie špecificitu. Najmä za účelom zistenia, či existuje označené indexy, chýbajúce kódy, čísla stránok s lepenými fotografiou, veľkoformátových stránok, a tak ďalej. Okrem toho, na liste indikuje prítomnosť tlače brožúr v priečinku, ak neboli označené v hlavnom číslovania. Arch svedkom vised kompilátor. Následné zmeny v postavení a zložení zložiek by mali byť označené v ňom s odkazom na príslušné právne akty. Je neprípustné, aby list svedkom na titulnej strane zložky alebo čistý obrat poslednú stranu dokumentu v ňom.

vnútorné inventár

Je tvorený pre skladovanie a účtovný informačný dobe (viac ako 10 rokov) a kontinuálne obsah. Vnútorné inventár ako skompilovaný pre podniky vytvorených druhov dokumentov, ktorých zoznam obsah neboli zverejnené. Forma by mala predložiť údaje o poradových čísel útokov v priečinku indexy, titulov, dáta a čísla strán.

Pre interné inventár pripojené súhrnné rekord. To je uvedené v číslach a slovami počet dokumentov obsiahnutých v ňom, rovnako ako počet listov sa vytvorí. Schvaľuje vnútorné zásob kompilátor. Ak zložka je viazaná alebo zošity bez formy je zostavený zoznam je pripojený k vnútornej strane predného krytu.

Zmeny v zložení materiálov by sa mali odraziť v zložke "Notes". Konkrétne sa odkazuje na odstránenie výmenu papierových kópií, vrátane ďalších dokumentov v priečinku. Zároveň odložil odkazy na príslušné právne akty. Ak je to potrebné, môžu byť vytvorené nové položky do listu sumarizuje vnútornej inventár, ako aj nápisom svedkami zložku.