Povinnosti vedúci kancelárie

Často, najmä u malých organizácií, vedúca kancelárie sa obvykle nazýva tajomníka. Znie to tak oveľa pevnejšie pozíciu, ale skutočnosť, že zodpovednosť vedúca kancelárie líši od sekretárky (aj keď iste majú veľa spoločného), zriedkavo dotknutej v tomto prípade kohokoľvek.

Aký je zodpovednosťou zamestnanca? Po prvé a predovšetkým zodpovednosťou vedúci kancelárie je pre prácu s dokumentmi. Zamestnanec dostane prijatej korešpondencie, registruje ho odošle príjemca odošle do archívu, ak je to nutné. Ten tiež prijíma žiadosti od iných zamestnancov je prevedie na podpis generálneho riaditeľa, zabezpečuje im pečiatku, a potom sa vracia. Tieto povinnosti vedúci kancelárie je práca s internými dokumentmi: Tlač objednávok a ich odstraňovanie, ukladanie, odosielanie archívov a účtovníctvo, ktoré pracujú s odchádzajúce korešpondenciu. Ak je to potrebné, mal by byť schopný pracovať s akýmkoľvek kancelárskym vybavením: fax, skener, kopírka, rovnako ako nábor a tlačiť dokumenty. Pripravte priestor pre prezentácie, vedenie zápisníc, stretnutia a prijímanie hostí a zákazníkov ako súčasť záväzkov office manager.

Často sa stáva, že zamestnanec musí vysporiadať s tradičnými sekretárske povinnosti: distribúcia pozvanými partnermi alebo manažérov v meste, rezervácie izieb, leteniek a lístky na vlak. V závislosti na špecifikách spoločnosti i samotného úradu, manažér môže byť zástupca vašej spoločnosti v obchodných rokovaniach, a plniť povinnosti personálny riaditeľ: hľadanie nových zamestnancov, vytvorenie stimulov a vzdelávacích programov, projekčné práce. Niekedy sa zameriava na zavádzanie informačných technológií, vývoj nových programov.

Povinnosti vedúci kancelárie predpokladajú znalosť:

1. Zákony a predpisy, ktoré upravujú právne, informácie, obchodné spoločnosti.
2. Základy manažmentu, marketingu, podnikania a obchod.
3. Základy sociológie, psychológie, etika komerčného oznamu ktoré nepracovali so zamestnancami a verejnosťou.
4. Postup pre vypracovanie obchodné ponuky, správy, plány, zmluvy a dohody.
5. Základnými kameňmi riadenia, základy ergonómie a ochrany zdravia pri práci.

Okrem týchto úloh, povinností office manager obsahuje súpis kancelárie a softvér potrebný na spustenie spotrebného materiálu (kancelárske potreby, papier a ďalšie príslušenstvo), ktoré sú potrebné pre prácu zamestnancov. Rovnako je povinný viesť evidenciu týchto materiálov, aby bola zabezpečená ich vydanie, aby sa zistilo, ako získať, organizovať a sledovať platieb za dodávky. Povinnosti office manager je monitorovať stav kancelárskej techniky, ktorý zahŕňa: operačný výzva zvládnuť za opravy, včasnú výmenu spotrebného materiálu (ako kazety), keď nie je možné opraviť - nahradenie kancelárskej techniky.

V závislosti na pravidlách prijatých v podniku a jeho veľkosť office manager alebo si vezme hovorov a faxov, odovzdá je tým správnym človekom, odosielať faxy a zavolať zákazníkmi a partnermi, alebo dohliada na prácu sekretárok, vrátane monitorovania kultúru ich reči. Aj v povinnostiach office manager je kontrolovať hygienické stav kancelárie, organizačné plánovanej údržby, zavolajte technický personál na riešenie problémov (napríklad výmena lámp či prepadlín prepínačov).

Všeobecne platí, že tento zoznam môže rozťahovať alebo zmršťovať v závislosti na mieste výkonu práce. Je preto nevyhnutné aj vo fáze rozhovore sa pýtať, čo manažér kancelária (povinnosti zamestnanca vo firme).