Účtovanie licencií v lokálnej sieti

Čo je licenčné účtovníctvo? Prečo je to tak dôležité? Odpovede na tieto otázky sú dosť jednoduché. Softvér je v prvom rade produkt, ktorý je z jedného alebo iného dôvodu pre spoločnosť nevyhnutný. Je to duševné vlastníctvo a je chránené príslušnými zákonmi a jeho neoprávnené používanie je v skutočnosti krádežou. Pre každú firmu, veľkú alebo nie, je to neprijateľné, pretože vedie k pomerne hmatateľným pokutám a pokutám. Preto je účtovanie licencií nevyhnutné na zabezpečenie normálneho fungovania spoločnosti. Nezabudnite, že zodpovednosť za softvér inštalovaný na pracovisku zamestnanca nie je na ňom, ale na príručke.

Prirodzene, rovnako ako všetko, čo je nejako spojené s informačnými technológiami, úloha účtovania licencií padá na vedúceho správcu systému a pridáva sa k dlhému zoznamu jeho každodenných povinností. Ak o tom premýšľate, môže to byť aj vojna - medzi bežnými zamestnancami a správcami siete. A účtovanie licencií je hlavnou zbraňou systémového inžiniera v týchto bitkách bez pravidiel. Bez ohľadu na všetky žiadosti a objednávky zamestnanci stále prinášajú programy tretej strany s pochybným pôvodom do svojich počítačov. Registrácia licencií by sa preto mala vykonávať v reálnom čase a špecializované programy zaznamenávajú všetky fakty o inštalácii programov.

Samozrejme, môžete ísť veľmi jednoduchým spôsobom - šetriť čas a peniaze na účtovanie licencií, zakazujúce používateľom robiť čokoľvek vôbec, a to znížením účtu jedným kliknutím. To sa však môže javiť ako výstup len pre malé siete, pre veľké siete, to je v zásade nereálne, pretože administrátor systému to jednoducho nemôže robiť nikde. Licencie na inventár a účtovníctvo môžete vykonať aj manuálne. Hoci znova, ak je v sieti veľa počítačov, môže to trvať niekoľko dní. A je možné, že v čase, keď bol skontrolovaný posledný počítač a z neho bol odstránený softvér tretej strany, novo nainštalované nelicencované programy sa nezobrazili na prvom už testovanom programe. Účtovnícke licencie pomáhajú identifikovať ďalšie prípady - keď si zamestnanec umiestni ďalší softvér, čo značne uľahčuje jeho prácu alebo zvyšuje produktivitu. V tomto prípade je potrebné posúdiť stupeň užitočnosti a prípadne ju získať.

Takže úplne zakázať užívateľom inštaláciu programov - nie je možné, ručné účtovanie licencií nie je možnosťou. V tomto prípade existuje iba jeden spôsob - špeciálny automatizovaný licenčný účtovný softvér. Umožnia systematizovať všetok dostupný softvér, sledovať jeho včasnú aktualizáciu a poskytnúť orgánom dohľadu kedykoľvek správu. Okrem toho bude jasne viditeľný termín ukončenia plateného obdobia, čo vám umožní naplánovať výdavky.

Účtovné licencie však nie sú len zoznamom nainštalovaných programov. Každá položka v tomto zozname musí byť potvrdená akýmikoľvek dostupnými platobnými dokumentmi, ktoré potvrdzujú právo používať ho. Pri účtovaní licencií musí správca systematizovať existujúce dokumenty (ak to pomôžu účtovníci) a byť pripravený poskytnúť ich na požiadanie. Samozrejme, tieto informácie by sa mali uchovávať v aktualizovanom stave, aby sa predišlo nedorozumeniam a chybám.

Automatické účtovanie licencií teda nielen uľahčuje výkon povinností správcu systému, ale zároveň chráni firmu pred možnými problémami spojenými s porušovaním autorských práv.