Čo je elektronický dokument?

Úroveň výpočtovej techniky dnes volá po prechode na "bezpapierové" riadenie kancelárie. Je založený na elektronickom dokumente, ktorý na rozdiel od tradičnej, vyznačujúci sa tým, rad nových vlastností a charakteristík. Zatiaľ jediná definícia tohto javu neexistuje právne ani vo vedeckom svete Ruska.

Pojem "elektronický dokument" sa objavil už v roku 1970. Tak sme začali nazývať "strojovo čitateľné doklady." Ich zvláštnosťou je, že musí byť vytvorené s pomocou výpočtovej techniky a musí byť vhodná pre počítačové spracovanie. V tomto prípade sú požadované údaje sú prísne v súlade so schváleným postupom pre všetky dokumenty.

Elektronický dokument - je predmetom informácií, ktorá sa skladá z dvoch povinných častí: 1) údaje (meno, informácie o autorovi, času, miesta pôvodu, atď) a elektronický digitálny podpis; 2) hlavná časť obsahu tvoria text, grafiky a číselné údaje spracovávané ako celok.

Elektronický dokument bude podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom, čo je ekvivalentné k práci podpísanú vlastnou rukou. Tieto informácie sú prezentované v nej v digitálnej (elektronickej) podobe. Snímacie dáta pomocou počítača je možné prenášať informácie o telekomunikačných sietí, proces - v informačných systémoch. Ak je to potrebné, dokument môže mať formu zobrazenie na obrazovke i na papieri.

Elektronický dokument - cyklus životnosti elektronických dokumentov v podniku (organizácie, firmy), aby ich prijal, zmeniť stav (schválenú oznámené, v, znamienko, uzavretý, atď.), K zrušeniu archívu. Takýto dokument je niekedy označovaný ako «workflow», ktorý charakterizuje pohyb dokumentov ako jediný prúd jednotlivých diel v rámci konkrétneho obchodného procesu. Celý elektronický systém pre správu dokumentov obsahuje softvér, ktorý je potrebné organizovať a udržiavať tento druh životného cyklu dokumentov.

Elektronický dokument a workflow založené na tom majú niekoľko výhod oproti tradičným. Umožňujú pracovníci organizácie riadiť nielen ich vlastnej oblasť práce, ale celý proces. Používať elektronický archív je oveľa pohodlnejšie, ako papier. Skrátenie doby pre priechod jej koordináciu a realizáciu dokumentu možno nájsť v priebehu niekoľkých minút. Všeobecne možno povedať, že je úspornejšie než papier. K dispozícii je pomerne veľa softvéru elektronických dokumentov pre správu ( "Motív", "E1 Eufrat", "DocsVision", "1C: Dokument". A ďalšie).

V súčasnej dobe je Shade zahraničné skúsenosti regulácie vzťahov v oblasti elektronických dokumentov v zákonných termínoch. V Rusku je problém regulácie týchto vzťahov nezískala legislatívne rozhodnutia, aj keď pokusy boli robené prijatie zákona (2005). Prijatie právnych predpisov na tento druh papiera - jeden z dôležitých smerov právnym predpisom.