Požiadavky na archiváciu. Základné pravidlá archívov organizácií

Archív môže existovať ako samostatné štrukturálne členenie organizácie alebo môže byť neoddeliteľnou súčasťou kancelárskych prác. Závisí od objemu existujúceho pracovného postupu.

Ako ho organizovať

Vytvorenie archívu akéhokoľvek podniku alebo organizácie si vyžaduje implementáciu súboru špecifických činností:

1. Bude potrebné vybrať vhodnú skladovú miestnosť pre dokumenty a riadne vybaviť.
2. Treba dbať na vytvorenie takých podmienok, ktoré by zodpovedali normatívnym podmienkam.
3. Je potrebné vybaviť ho z technického hľadiska - zakúpiť a nainštalovať potrebné vybavenie pre archív.
4. Depozitár musí zorganizovať postup na organizáciu archivácie všetkých potrebných dokumentov.
5. Regulačný rámec tejto jednotky by sa mal vypracovať a schváliť.

Implementácia týchto opatrení zabezpečuje uchovávanie archívnych dokumentov a ich údržbu v požadovanom stave.

Kto je archivár?

A aké sú požiadavky na tých zamestnancov, ktorí budú organizovať archívy a ďalšie ukladanie dokumentov? Môžu byť postavenia ich opatrovníka a napríklad tajomníka alebo úradníka kombinované?

Archivist je špecialista, ktorého úlohou je organizovať archívne aktivity. Pre bezpečnosť dokumentov, ktoré mu boli zverené, je plne zodpovedný. Jeho práca je nemožná bez prechodu niektorých inštrukcií alebo dokonca (ak je to potrebné) stáže v inštitúcii štátneho archívu.

Jeho funkcie môžu byť prevedené na iného zamestnanca, čo je práca na čiastočný úväzok. Zvyčajne sú povinnosti archivára pridelené jednotlivému zamestnancovi v prípade, že objem uložených dokumentov je dostatočne veľký. Vo veľkých organizáciách personálny stôl poskytuje na tento účel samostatný príspevok. V tom istom prípade sa zvyčajne vyhotovuje oficiálna inštrukcia, v ktorej sa uvádzajú druhy práce zverené archivárovi, ako aj jeho povinnosti a práva.

Hlavná vec je objednávka

Prípady v archíve organizácie sa prenášajú podľa špeciálne navrhnutého harmonogramu. Jeho zostavenie by malo byť koordinované s vedúcimi každej zo štrukturálnych jednotiek, ktoré majú preniesť dokumenty, a schválené archivistom. Keďže pracovné dokumenty v archíve sú nielen uložené, ale aj pravidelne používané, je potrebné určiť pravidlá ich vydania (ak je to potrebné) podľa žiadostí predložených zamestnancami organizácie, ako aj zainteresovanými stranami tretej strany.

Vydávanie dokladov sa musí uviesť v niektorých knihách o registrácii. Na spracovanie procesu existujú požiadavky - príkazy, konanie na prenesenie prípadov na postup dočasného použitia do vonkajších organizácií (okrem iného môžu zahŕňať prokuratúru a súd). Dokumenty sa vydávajú až na jeden mesiac svojim vlastným zamestnancom a až tri mesiace na zástupcov externých štruktúr.

Základné pravidlá archívov organizácií

Archív funguje ako aj akékoľvek štrukturálne členenie na základe osobitného predpisu schváleného manažmentom. Jeho zamestnanci dodržiavajú svoje vlastné popisy práce vo svojej práci. V predpisoch prijatých v podniku sa ustanovujú základné pravidlá prevádzkovania archívov organizácií (status, funkčnosť, miera práv a povinností a zloženie potrebnej dokumentácie). Jeho hlavné úlohy zahŕňajú:

1. Dokončenie archívu s dokumentmi, ktorých zloženie je uvedené v samostatnej časti tohto predpisu.
2. Evidujte materiály a zabezpečte ich bezpečnosť.
3. Vytvoriť vedecký a referenčný prístroj k dostupným dokumentom.
4. Umožnite vykonať postup používania archívneho materiálu.

Ak má organizácia dokumenty, ktoré sa môžu týkať Archívneho fondu Ruskej federácie, potom ich pripraviť a preniesť na trvalé ukladanie do štátneho archívu je jednou z externých úloh tejto štruktúrnej jednotky.

Jeho funkčnosť

Funkcie archívu sa systematicky riadia úlohami, ktoré mu boli pridelené. Hlavné sú tieto:

1. Udržiavajte zoznam zdrojov vašej vlastnej akvizície, čiže organizácií alebo štrukturálnych jednotiek.
2. Príjem od nich v usporiadanom formulári dokumenty na uloženie.
3. Berte do úvahy prijaté materiály a zabezpečte ich úplnú bezpečnosť.
4. Vytvoriť a udržiavať systém pomoci súvisiaci s archívnou dokumentáciou.
5. Zachovať informačnú povahu riadenia a všetkých štruktúrnych jednotiek organizácie.
6. Usporiadať vydávanie a používanie dokumentácie v súlade so žiadosťami jednotlivcov a tretích strán s cieľom zohľadniť a analyzovať proces tohto používania.
7. Pripravte vyhlásenia a oficiálne odpovede na žiadosti občanov sociálno-právnej povahy.
8. Vykonávať činnosti na posúdenie hodnoty konkrétneho dokumentu, zorganizovať postup ich prevodu na trvalé ukladanie do obecného alebo štátneho archívu (v prípade, že táto organizácia patrí medzi zdroje získavania vyššie uvedených archívov).
9. Skontrolovať správnosť registrácie a tvorbu archívnych prípadov v zdrojoch získania - a to vo svojich vlastných štruktúrnych jednotkách, ako aj v iných organizáciách.
10. Usporiadajte prácu na vykonávaní obchodnej nomenklatúry podniku.
11. Poskytnúť praktickú a metodickú pomoc pri práci s dokumentáciou pre každú konštrukčnú jednotku.
12. Zúčastnite sa procesu rozvíjania podpory archivácie a správy dokumentov.
13. Zúčastňovať sa na činnostiach vykonávaných za účelom zlepšenia zručností archívnych zamestnancov a zamestnancov v oblastiach súvisiacich s dokumentačnou podporou manažmentu.

Kde ho umiestniť

Pozrime sa teraz na to, aké sú požiadavky na umiestnenie archívu. Najdôležitejšou vecou, ktorú je potrebné vziať do úvahy, je to, že by nemala byť umiestnená v žiadnych štruktúrach, ktoré sú chátralé, budovy z dreva, budovy, ktoré môžu obsahovať nielen základné priestory, ale aj podkrovie so sklepmi, ako aj v budovách, S vyhrievaním sporákov.

Ak je štruktúra celkovo prispôsobená uchovávaniu papierových dokumentov, je nevyhnutne vyhradená samostatná izba pre archív.

Ak vaša organizácia plánuje v blízkej budúcnosti vytvoriť svoj vlastný archív, nižšie sa môžete oboznámiť so zoznamom požiadaviek, ktoré je potrebné zohľadniť pri príprave. Aké sú teda základné požiadavky na archiváciu, ktorých úlohou je starostlivo a spoľahlivo uložiť všetku potrebnú dokumentáciu?

Zoznam toho, čo musí byť k dispozícii

1. Archive.
2. Predpokladom pre príjem dokumentov, ich dočasné uloženie a tiež aklimatizácia.
3. Miestnosť, v ktorej sa budú dokumenty používať.
4. Pracovná miestnosť (alebo miestnosť) pre zamestnancov.

Keď miesto nestačí ...

V prípade, že oblasť archívu neumožňuje pridelenie viacerých miestností, jeden priestor by mal byť rozdelený do zón oddelených oddielmi. Hlavná požiadavka, ktorá musí prísne dodržiavať v tomto prípade - izolované od seba miesta uloženia dokumentov a práce s nimi.

Samostatná budova alebo budova postavená ako úložisko dokumentov používaná ako archív sa musí odstrániť z objektov, ktoré sú nebezpečné z hľadiska možnosti požiaru. Príkladom je parkovanie, čerpacie stanice alebo garáže. V bezprostrednej blízkosti budovy alebo miesta archívu by nemali existovať žiadne predmety, ktoré by slúžili ako zdroje znečistenia ovzdušia.

V ideálnom prípade by archívy mali byť vždy umiestnené v samostatnej budove, ktorá je navrhnutá len pre túto budovu, postavená v súlade so všetkými potrebnými pravidlami a predpismi. Ale bohužiaľ, skutočnosť diktuje jej podmienky a vo väčšine organizácií sú dokumenty uložené v už existujúcich priestoroch, konvertované a prispôsobené na tieto účely.

Čo hovoria pravidlá

Zoznámime sa s regulačnými požiadavkami na budovy a priestory archívu. Sú tieto:

1. Budova, v ktorej má mať budúce skladovacie zariadenie, sa musí považovať za administratívnu budovu. Je prísne zakázané umiestňovať archív, kde sa nachádzajú stravovacie služby, obchod s potravinami, sú uložené látky z kategórie požiaru nebezpečné a agresívne a používajú sa vhodné chemické technológie.
2. Nie je možné ju umiestniť do nevyhrievanej miestnosti a tam, kde nie sú dodržané hygienické a hygienické požiadavky. Neprípustnosť chátrajúcej archívnej budovy už bola spomenutá vyššie.
3. Je obzvlášť dôležité dodržiavať požiarne požiadavky na umiestnenie archívu. Jeho bezpečnosť pre možné požiare je jednou z najzákladnejších podmienok pre spoľahlivé ukladanie dokumentácie. V januári 2009 ministerstvo kultúry Ruska nariadením č. 3 schválilo niekoľko regulačných požiadaviek stanovených v osobitných pravidlách požiarnej bezpečnosti pre štátne a obecné archívy Ruskej federácie. Pri ukladaní dokumentu musí byť toto nariadenie prísne dodržané.
4. Konštrukcia budovy musí zabezpečiť, aby nemohla byť zaplavená. Izba musí mať náhradný východ. V žiadnom prípade nie je možné prechádzať cez hlavné potrubie (vodné alebo plynové).

Je možné umiestniť archív do suterénu?

Odporúča sa, aby ste archívne úložné priestory nevkladali do suterénnej miestnosti, do horných poschodí alebo aby ste opätovne vyzdvihli priestor v podkroví.

V prípade akútnej nevyhnutnosti môžu existovať výnimky z tohto pravidla. Sú odoberané, keď je suterén suchý a dobre vyhrievaný, vybavený umelým vetraním, schopný poskytnúť dve alebo tri krát výmenu vzduchu za hodinu. Archív na horných podlažiach alebo v podkroví je možný len vtedy, ak je zabezpečený vhodný režim teploty a vlhkosti.

Veľmi dôležité sú požiadavky na umiestnenie archívu vzhľadom na elektroinštaláciu. Musí byť uzavretý typ s hermetickými zásuvkami. Káble prenosného elektrického zariadenia sú dodávané s gumovou izoláciou. V priestoroch nemôžete mať sklad generálnych alebo podlahových spínačov.

Nepoškodzovacie a nekorozívne materiály sa vyberajú ako stavebné materiály pre dokončenie archívneho ukladania. Hasiaci systém by mal byť vybavený neutrálnymi prostriedkami, bezpečné pre dokumenty. Nie je povolené používať oheň v sklade, zapnúť vykurovacie zariadenia alebo umiestniť cudzie predmety.

Zhrňte výsledky

Po uvedení vybranej oblasti do súladu so všetkými vyššie uvedenými požiadavkami na archiváciu sa rozhodne, či je vhodná alebo nepoužiteľná. Takéto rozhodnutie je možné vykonať po kontrole sanitárnej, epidemiologickej a štátnej protipožiarnej kontroly. Archív je možné umiestniť tam, kde je určený, len po postupe pre absolvovanie podrobného vyšetrenia.

Jeho účelom je objasniť požiarnu odolnosť miestnosti a určiť jej vhodný stupeň, skontrolovať hlavné konštrukcie pre trvanlivosť, overiť pevnosť podláh medzi podlahami z hľadiska potenciálneho zaťaženia (vybavenie archívu a hmotnosť uloženej dokumentácie), skontrolovať dostupnosť a aktuálny stav ventilačných a vykurovacích systémov.

Na audite sa zúčastňujú zástupcovia organizácie (zvyčajne zamestnanci budúceho archívu) a zamestnanci všetkých príslušných služieb - stavebníctvo, požiar, bezpečnosť atď. Výsledky skúšky sa premietnu do záverečnej správy.