Zmluva o skladovaní v organizácii: regulačný rámec, načasovanie

Zmluva o skladovaní spojené s určitými problémami. Najmä v niektorých prípadoch veľmi ťažké určiť, na aký typ pridelený konkrétne nástroje, ako ho skladovať, za akých podmienok, ako zničiť, a tak ďalej. Všetky tieto faktory sa riadia právom, ale vzhľadom k tomu, že jedna a tá istá zmluva v rôznych situáciách môže vyžadovať rôzne lehoty uchovávania, majú často najrôznejšie problémy, nejasnosti, a tak ďalej. Pochopiť, to všetko je to potrebné, aj keď to môže byť ťažké. Malo by byť zrejmé, že v prípade nelegislatívnych požiadavky v oblastiach, ako sú zmluvy o skladovaní v archíve, vedenie záznamov môže byť nielen neúčinné, ale aj nebezpečné z hľadiska možného trestu alebo sankcie.

Prečo držať?

V zmluve musí byť kedykoľvek k dispozícii nielen v okamihu ich činy, ale aj po ňom. Možno budete potrebovať nejaké informácie, čo sa odráža v týchto dokumentoch, niektoré údaje, ktoré budú požadovať vedenie, a tak ďalej. Mnoho spory, ktoré zvyčajne spočívajú v tom, že jedna alebo druhá strana v dobrej viere vhodný na splnenie svojich povinností môžu byť riešené pomocou zmluvu ako mimosúdne a formálne na súde. Mali by ste tiež zvážiť možnosť vykonávanie auditov určitých obdobiach, ktorý bude realizovaný štátnymi dozornými orgánmi. Môžu tiež požiadať o súťažné podklady po určitú dobu, a ak zmluvy o skladovaní v organizácii, termín ich ničenia, a iné podobné funkcie sú vykonávané správne, môže byť predmetom veľmi vysoké pokuty. Samozrejme, že prvá vec, ktorú by bolo na vine vedenia, ale potom, čo sa situácia stabilizovala, vedúci nutne spomenúť, kto je na vine, mal problémy z čista jasna. Že je zmluva a všetky ostatné dokumenty musia byť prísne stanovený čas. Mnoho spoločností všeobecne uprednostňujú pravidelne rozbalení archívu, a vôbec nič zničiť, aby sa predišlo možnému ťažkosti, než sa urobiť chybu a potom hrabľami následky.

legislatíva

Zmluva o skladovaní v organizácii zákon opisuje úplne jasne, ak sa neberú do úvahy skutočnosť, že nie je vždy možné správne odhadnúť ten či onen dokument. Všeobecne platí, že zákazky priamo na samostatnom zákone nie je, pokiaľ sú stanovené vo všeobecnom zozname štandardných archívnych dokumentov (alebo riadenie archívnych dokumentov), ktoré sú vytvorené v procese fungovania organizácií, vládnych agentúr, miestnych samospráv a tak ďalej. Obe možnosti sú uvedené oba s vedením a s obvyklými dokumentov, schválených Ministerstvom kultúry a masovej komunikácie z Ruskej federácie. Druh, ktorý sa týka verejných listín, má číslo 558 z 25.08.2010 roka, a druhý typ - № 1182 z 31.07.2007 roka. Štúdiu týchto dokumentov je vysoko odporúčané, ale je najlepšie izolovať proces učenia pre seba presne tie papiere, ktoré sa používajú v konkrétnej inštitúcii a týkajú sa konkrétnej oblasti zodpovednosti. Zoznamy príliš veľa informácií, aby to všetko pamätať, ale ak si zistiť, aké podklady k tomu, čo platí a koľko je uložené, pravdepodobne, zmluva o skladovaní bude oveľa jednoduchšie a ľahšie. V mnohých prípadoch, všetky použité papierové pokrytá 3-4 bodov, podrobne preštudovať, ktorý nie je tak ťažké.

rôzne druhy

Využíva dva hlavné systémy dohôd separačných pre ich zachovanie. Takže, najmenší spoločný systém je viazať sa na skladovateľnosti. Prideliť krátkodobé, dlhodobé a trvalé úložisko. Prvá možnosť zahŕňa zmluvu na dobu až 10 rokov. Druhá - viac ako 10 rokov. Trvalý sa najčastejšie používa iba v prípade zničenia dokument nemôže byť vôbec. Tento systém nie je príliš pohodlné. Zmluva o skladovaní v archíve, ktoré termíny sú definované týmto spôsobom často vedie k zmätku a chybám, než skutočne pomáha, aby tento proces vedenie záznamov. Vzhľadom k tomu, spoločný systém je viazať na type zmluvy. Väčšina podnikov prichádzajú v troch hlavných odrôd: profil, domáce a pracovnú silu. Prvý a druhý z väčšej časti sú podobné, a oni sú zvyčajne uchovávané len po dobu piatich rokov. Je zrejmé, že v rámci profilu sa vzťahuje na všetky zmluvy a všetky dokumenty, ktoré priamo súvisia s hlavnými oblasťami činnosti organizácie. Po tretie, typ pracovnej zmluvy, v mnohých prípadoch je tiež uložený iba 5 rokov, ale v určitých situáciách, táto doba sa môže výrazne zvýšiť. Napríklad, ak účet neexistuje, potom takáto zmluva bude musieť byť skladované po dobu až 75 rokov, čo nie je príliš pohodlné. V skutočnosti, ak nechcete zvlášť ísť do problému, to môže byť ľubovoľne obmedziť životnosť 5 rokov a zabudnúť na problém. Ale v takejto situácii by mohli chýbať niektoré z faktorov, ktoré môžu zvýšiť dobu, po ktorú skladovacie zmluvy podobnom formáte by malo byť povinné, a to je, keď sa môžete uistiť, pokuty alebo iné ťažkosti, ktorá sa snaží, aby sa zabránilo rozumný človek.

Preniesť do archívu

Postup pri prevode vkladov zmlúv v archíve, v rámci ktorej už skončila, sa môže líšiť v závislosti od spoločnosti. V niektorých prípadoch zamestnanci jednoducho dokument viazať na seba a umiestnené v tmavom kúte, ktorý je považovaný za archív. Ale od inej spoločnosti, celý proces môže byť jasne popísané v štandardnej dokumentácii, predloží osoby zodpovedné za súbor, alebo dokonca zvláštne názvoslovie pravidlá pre podanie, log a tak ďalej. Obe možnosti môžu byť pohodlné, závisí od mnohých faktorov. Napríklad, prvá voľba je vhodná malá firma s miernym obratom. Bude nie toľko dokumentov, ktoré možno vždy ľahko nájsť všetko v jednom temnom kúte. Ale druhý, povedal, že situácia je vážna hodí pre podniky, ktoré predstavujú veľký počet zamestnancov, a jednoducho musí nejako neutopil v dokumente. Všeobecným pravidlom, ktoré je odlišné skladovacie zmluvy v organizácii akejkoľvek formy vlastníctva, je čas vysielania do archívu. Je pravidlom, že zamestnanci sú povinní odosielať dokumenty do určitého obdobia, bez ohľadu na to, keď sa v skutočnosti došli časových krokoch. A zvyčajne, rovnako ako archiváciu dôjde na začiatku roka. To znamená, že aj v prípade, že zmluva skončila vo februári, bude ešte musieť počkať až do budúceho roka, aby ju v pamäti.

zničenie

Ako bolo uvedené vyššie, len preto, že nemôže zničiť dohodu. Najprv je potrebné, aby sa ubezpečil, že je naozaj ten správny čas. Až potom môžeme zničiť tento dokument. Ale tieto akcie môžu často byť nebezpečné jej následky, čo je dôvod, prečo väčšina zamestnancov preferuje, aby sa im len s vedením sankcií. Vyzerá to takto: zamestnanec zhromaždí vzorka všetku dokumentáciu, ktorá je už z obdobia alebo chýli ku koncu. Zmluva o skladovaní v závode, je žiaduce, mal by byť postavený tak, aby tento postup pri odbere vzoriek nebol trvalo dlho. Potom na základe získaných zoznamu, z manažérskych reportov, je dokument podpísaný, podaná, a až potom, keď je to všetko urobil, začína proces deštrukcie priamych zmlúv a iných podobných cenných papierov. Zmluva o skladovaní v archíve v pravidelných intervaloch - nie je najlepšie riešenie, najmä preto, že niektoré firmy dokonca riadiť, aby to trochu, že sa im na recykláciu a tak ďalej.

Príklad záznam a ukladanie systém

Aby bolo možné lepšie pochopiť všetky funkcie a hlavné body činnosti môže mať za následok relatívne jednoduchom príklade workflow skladovanie organizácie dokumentácie. Takže, tam je zamestnanec, obvykle niekto z účtovného personálu, ktorý je zodpovedný za uchovávanie zmlúv s dodávateľmi, alebo iných obdobných cenných papierov. Má samostatnú zložku, kde majú bydlisko, kým činu. Akonáhle je zmluva je uzavretá, je posunutá do inej zložky. Bude vhodné mať osobitnú evidenciu v elektronickej podobe, ak sa tieto dokumenty sú uvedené v poradí, označujúci dobu skladovania. Ale najprv, by mali byť definované toto obdobie. To je najlepšie spustiť zložku pre všetky oddelenia, ktorá tak či onak spojených so zmluvou, s cieľom lepšie pochopiť ich podstatu. So skúsenosťami potreba takéhoto opatrenia zmizne. Potom, kedy presne jasné, čo to znamená každý z dokumentov lisovaných obdobia skladovania. V niektorých prípadoch bude vhodné špecifikovať zmluvy a lehotu, priplyusovyvaya jej 5 rokov (alebo viac), aby presne určiť, kedy môže byť papier zničený. V skutočnosti, dokonca aj na začiatku organizácie emisné postupe nebolo nesmierne ťažké, ale po dlhšom používaní bude stále viac a viac zjednodušiť. Keď zmluvy o skladovaní v organizácii, ktorá je zničenie života už bola schválená, bude štandardizované, bude celý proces pokračovať v priebehu niekoľkých minút. A potom prišiel rok, kedy môžete zničiť niektoré dokumenty. Ktoré sú odstránené zo zložky, double-skontrolovať prípadné chyby a spolu so zoznamom týchto dokumentov, predloženej vedúcim. On, podľa poradia, by mal znovu skontrolovať, či je všetko, ako je uvedené v zozname, ako to zostane hlava vinným v prípade problémov. Ak je všetko v poriadku, vedúci podpísal povolenie zničiť, a to je, kde si každý príde ako vlastné inteligenciou. Niekto len slzy a vrhá. Iní používajú drviče. Iní sedieť na odpadky, horí a tak ďalej.

Kedy začína doba uchovávania

To je veľmi dôležitá otázka, pretože to vyvoláva veľa chýb s ním. Zmluva o skladovaní v podniku Bieloruska alebo z Ruskej federácie v tomto prípade presne to isté, a začína v okamihu, keď do nového roka začína, v ktorom je určitý dokument už nie je platný. Napríklad, tam je zmluva, ktorá skončila 15. júla 2010. Je potrebné zachovať po dobu 5 rokov, ale nemôže zničiť 15.července 2015 a na začiatku roka 2016. To znamená, že správa pokračovala 01.01.2011, a nie od siedmeho mesiaca predchádzajúceho roka. Zvyčajne, aby sa minimalizovala akákoľvek omylu, sa pridávajú k termínu 1 rok skôr definované. A až potom, čo prešlo, proces deštrukcie začína.

funkcia skladovanie

Všeobecne platí, že existujú špecifické odporúčania, ako by mal vyzerať a fungovať archívu. V ideálnom prípade skladovania zmlúv zodpovednosti, platby dodávateľom, pracovných zmlúv a podobných tejto dokumentácie by mali byť vo vetranom a suchom mieste. Okrem toho sú tieto dokumenty sú umiestnené v regáloch (otvorené alebo uzavreté). Keď patrí do prísnych foriem podávania správ alebo dokumentov označených "obchodné tajomstvo", malo by byť prítomný špeciálny trezory. V zásade nikto nekontroluje tento bod, pretože sa jedná o odporúčaní uvádzajú, že najziskovejšie podnik. Pointa je veľmi jednoduchá: ak nechcete penalizovať pre úložný systém ako taký, je to z dôvodu nedostatku cenných papierov, ktoré sú potrebné k často potrestaní. A ak je povodeň, alebo dokumenty budú zničená akýmkoľvek iným obdobným spôsobom, vina za to je len konkrétnu spoločnosť.

Zodpovednosť a umelci

A primárnu zodpovednosť za všetko, čo vstupuje do zmluvy o skladovaní musí byť v čele organizácie. Bol to on, kto v prítomnosti problémov bude zodpovedný za stav a trpí všetkými možnými problémami. Ďalej, nasledujúceho po ňom, to je zvyčajne hlavný účtovník, právnik a zamestnanec, ktorý je zodpovedný za uchovávanie dokumentov. Ale obvykle, všetky tieto osoby musia byť potrestaný už zamieri do tej miery, pochybením nimi. V skutočnosti väčšina z relatívne malých organizácií pre zmluvy monitorovacieho systému spočíva učtárne. A v tomto oddelení hlavného účtovníka alebo menovať svoje vlastné, alebo ako všeobecné hlasovanie konkrétna osoba zodpovedná. V niektorých prípadoch, že osoba dostane malý nárast miezd, ktorý by mal kompenzovať dodatočný objem práce, ale častejšie, posledný bod jednoducho ignorovať, s dôrazom na nedostatok finančných prostriedkov alebo iných podobných faktoroch. V ďalších výnimočných prípadoch, je zodpovedný za úschovu dokumentov všeobecne, a najmä zmlúv, pôsobí právnika. Ale to nie je príliš pohodlné, pretože táto osoba môže byť iba zodpovedný za zmluvu, a zvyšok papierov, používaných poznať len povrchne. Vhodnejšie, keď je jediná osoba, ktorá sa zaoberá v tomto čísle. Bude to najpresnejšie a nespácha drobné škaredé chyby, ako to môže robiť ostatných zamestnancov.

výsledok

Zmluva o skladovaní v organizácii sa vykonáva na základe plného súladu so všetkými ustanoveniami zákona. To je základným predpokladom, ktorý môže mať na všetky problémy podniku. V tomto prípade malej nuansy, vnútorné predpisy, registre a súvisiace dokumentácia sa môže líšiť od firmy k firme. Hlavnou zodpovedná osoba je považovaný za šéfa, ale môže tento okamih zveriť inej osobe. To uľahčí prácu manažmentu, nie však k jeho odstránenie z hĺbky zodpovednosť za prípadné chyby. To je zamestnanec, ktorý je dôveryhodný pre prácu s archívnymi dokumentmi, by mali byť čo zodpovedný a jasne pochopiť ich povinností výmenou za reálne peniaze, skôr než verbálne vďačnosť, ako sa zvyčajne stáva s rastúcim zaťažením bez jeho kompenzácie dodatočných finančných prostriedkov na úhradu.