Pre správu dokumentov - to je dôležitým článkom v kancelárii

Podľa dokumentu pochopiť pravidlá, podľa ktorých podpísanej zálohové riešenie v rámci podniku či inštitúcii od okamihu, keď dorazí na archiváciu. Základom tejto koncepcie je vytvoriť dokument, jeho úvahy o prevode výkonných orgánoch, vykonávanie opatrení pre implementáciu, certifikáciu, registráciu, posielať ich na skladovanie.

Tento proces, ktorý berie do úvahy pohyb inštancie dokumentu s rýchlosťou pohybu v týchto prípadoch. Document management - proces, ktorý musí byť v rovnováhe s informačné aktivity administratívneho aparátu, dokumentácia jednotlivých individuálnych riešení, skladovanie novo prichádzajúcich dokumentov.

Obrovské množstvo nedostatkov v hospodárení s mnohými zariadeniami pripojenými len s zlou organizáciu pohybu dokumentov. Napríklad dokument cirkulačný proces riešenie riadenia by mal zahŕňať tri požadované súčasti:

• Informačná podpora rozhodovacou právomocou (čo zahŕňa spoľahlivé informácie potvrdzujúce správnosť rozhodnutia);
• dokumentácia riešenia (správny doklad);
• kontrole plnenia (ktorý zahŕňa organizáciu navrhovaných prác, spôsobov vykonávania úlohy, dodržiavanie podmienok).

Ako možno vidieť z vyššie uvedeného príkladu je doklad - zber informácií, na základe ktorých bude vydané rozhodnutie o štatúte; Príprava riešenia, vrátane úpravy, koordináciu prípravy až po schválení. Všetky tieto kroky vyžadujú pohyb dokumentu, a to nielen medzi štrukturálnymi útvarom podniku, ale aj medzi interpretmi, od technikov, odborníkov, končiť s lídrami. Záver z tohto príkladu je, že čím vyššia je rýchlosť pohybu dokumente, tým vyššia je kvalita jeho vyhotovenie v každej fáze, tým lepšia spoločnosť riadiť proces ako celok.

Termín sám objavil v literatúre v rokoch 1920. Potom to bolo si myslel, že dokument - je organizácia práce, ktorých cieľom je racionálne organizáciu štátneho aparátu ako celku, rozdelenie právomocí medzi jednotlivými interpretov a služby. V roku 1931, prvý pokus regulovať uniformu bola vykonaná kontrola technologický inštitút princípy registratúry. Boli stanovené pravidlá, podľa ktorých musia byť vykonané príjem a doručovanie písomností, pravidlá vymáhania, je podpísaný regulácia. Ďalších fázach vývoja ekonomiky získal právnej úpravy takého ako registratúry, kde bol kladený dôraz na jednotlivé technické operácie. workflow softvér tieto legislatívne akty nebolo spomenuté, aj keď v skutočnosti to prišlo práve včas pre organizovanie pohybu dokumentov. Od roku 1974 bolo podpísaných hlavnom dokumente upravujúceho celý proces papierovanie, ktorý funguje dodnes.

Tento akt sa nazýva "Unified štátneho systému úradu" (EGSD), body, ktoré sú určené na organizovanie pohybu dokumentov, technologických metód spracovanie a uplatňovanie pravidiel. В этом сборнике сформулировано основное правило: «Документооборот - это оперативное передвижение документа по самому краткому пути, включающему минимальные затраты времени и труда». Iba tým, že cvičí prijatie pravidiel, môžete očakávať, že zlepšenie životných podmienok ľudí, rast štátneho hospodárstva.

Na dosiahnutie týchto cieľov je potrebné inteligentný a disciplinované, zodpovedné vodcu, pre ktorých je zavedenie pracovných postupov založených na EGSD, je to otázka cti a svedomia.