Tvorba prípadov. Osobný spis zamestnanca: dokumenty, referenčné triky, doby skladovania

Tvorenie záležitosti personál - proces, ktorý je povinný pre takmer všetky spoločnosti. Podľa pravidiel stanovených v Rusku, každý zamestnávateľ musí byť druh dokumentácie na každého zamestnanca. Tento dokument je schopný popísať otroka od svojho zamestnania. Osobné súbory sa nachádzajú nielen v práci, ale tiež napríklad na univerzite. V každom prípade, tento dokument je dôležitý. Je nutné správne vytvoriť. Ale ako na to? V niektorých prípadoch nemusí byť nutne viesť také záznamy? Čo môže a čo nemôže byť umiestnený v súkromnej záležitosti? Pochopiť to všetko nie je tak zložité, ako sa zdá.

Stanovenie osobného spisu

Súkromné záznamy zamestnancov - je originál dokumentu, ktorý ukladá všetku dokumentáciu o konkrétnom rámu. Skladá sa z krytu a špeciálnych papierov vzťahujúcich sa k slave.

Naštartovať tento druh dokumentácie z časového rámca zamestnania. A to by malo ísť až na prepustenie zamestnanca. Ďalej je prípad prevedený do archívu pre skladovanie. Zničiť tento dokument nemusí byť na nejakú dobu.

Tvorba vecí - to nie je záväzný postup. V niektorých prípadoch môžete vyhnúť. Ale potom zhromažďovať informácie o konkrétnom otrok bude veľmi problematické. Obvykle sa tento postup vykonáva vo veľkých organizáciách. To vytvorilo celú databázu, v ktorej sú informácie zobrazené na každej podriadenej.

Povinné alebo voliteľné?

Bolo povedané, že zamestnanci obchodného styku nie je nutné. Ale každý sebaúcty spoločnosť má tento druh dokumentácie. Keď sa tvorba potrebných súborov, a kedy nie?

Právne nikdy predpísané pravidlá v tejto veci. Ale v praxi sa ukazuje, že veľké spoločnosti tvoria osobné záležitosti svojich podriadených, a malý - no. Odporúča sa vziať záležitosť do firiem s vysokou fluktuáciou zamestnancov.

Často organizácie nie sú osobné súbory pre všetkých zamestnancov, ale len za určitých kategórií pracovníkov. Najčastejšie to sú:

• vedúci;
• Zástupca vedenia;
• Predné odborníci v spoločnosti;
• Pracovná s hmotných statkov (napr pokladníkov);
• ľudia, ktorí majú možnosť profesijného rastu.

Odporúča sa, nebyť lenivý a vykonávať tento druh dokumentácie na všetkých podriadených. Proces tvorby personálnych záležitostí nie je tak ťažké si spomenúť. Len nie všetky dokumenty, ktoré odrážajú informácie o ráme môžu byť uložené tu. Aké sú rysy tohto procesu mať na pamäti? Sebemenší porušenie zamestnávateľ môže mať za následok nie je najlepší spôsob. Takže budete musieť starostlivo preštudovať úloha.

skladovanie

Bolo povedané, že osobné záležitosti podriadených aj potom, čo daná osoba vľavo, zostanú vo firme. Oni nie sú vydávané na rukách, a umiestnené do špeciálnych archívov. Je dokonca elektronické ukladanie informácií o zamestnancov. Ale na papieri veci sa musí uskutočniť.

Existujú určité pravidlá, ktoré musia byť v súlade s šéfom. ukladacie puzdra - je takmer nikdy nekončiaci proces. Nemôžete zničiť tieto dokumenty za 75 rokov po ukončení rámu práce.

To je z tohto dôvodu, mnoho firiem sa snaží príliš neobťažoval zbierať informácie o rôznych témach. Iba malý počet spoločností, existuje viac ako 75 rokov. Často firmy sa otvárajú a zatvárajú, a osobné súbory zostanú v archívoch.

Pre zjednodušenie ukladanie súborov vymyslel rad pravidiel. V hlavnom ukladanie dokumentov dochádza po triedenie podľa abecedy. Ďalej sa odporúča vytvárať archívy od roku. Tento prístup zjednodušuje vyhľadávanie informácií o zamestnancoch, ktorí sú zamestnaní v podniku v určitom čase.

Tam je ďalší rys v tomto čísle. Problém je, že niektoré osobné veci sú trvalo uložené v archíve spoločnosti. A nie sú zničené ani 10 rokov alebo viac ako 100. Podľa tohto pravidla vodcu pádu dokumentáciou organizácie, rovnako ako v prípade štátnych zamestnancov. Nezabudnite na podriadených, ktorí majú vyznamenania, medailí a rad titulov.

prístup

Nabudúce - to je otázka prístupu k dokumentácii štúdie. Často sú zamestnanci na súborových dát určených výhradne pre zamestnávateľa. A oni nepotrebujú poznať väčšinu zamestnancov.

Častý prípad je šifrovaný, prístup k nim je len na šéfa spoločnosti, ako aj na personál, ktorý ich tvoria. Jednoduché otrok nie je dovolené vidieť zhromaždené informácie.

Zamestnávateľ ručí za dôvernosť personálnych záležitostí. Vo zdieľanie nie je predložený tento druh informácií. Na vyžiadanie kópie dokumentácie poskytnutej pracovníkom v deň prepustenia. Spoločnosť odpovedá na slave pre bezpečnosť informácií dostupných na osobných záležitostí.

Mali by ste tiež pamätať raz navždy - dokumentácia nie je vystavený podriadená za žiadnych zámienkou. Zamestnanci nesmú užívať osobné záležitosti, rovnako ako požadovať ich vydanie. Iba vtedy, keď je to možné prepustenie požiadať o dáta z tú. Zamestnávateľ poskytuje iba rám kópie informácií uložených v osobných záležitostiach. Ďalšie nie je nutný. Otrok nemá právo odstúpiť túto dokumentáciu preložený do inej obchodnej spoločnosti alebo konečnému prepustenie zo zamestnania. Bolo povedané - pracovníci súborov udržiava každý zamestnávateľ po dobu 75 rokov. Táto lehota za určitých okolností môže byť zvýšená.

Potrebné komponenty osobných záležitostí

Teraz niečo málo o tom, ako to je vyrobené ako dokumentácie. V skutočnosti nie sú právne stanovené pravidlá tvorby podriadených prípadov. A tento problém je vyriešený pomocou vedenia spoločnosti. To samo o sebe určuje, aké informácie, ako udržať a ako organizovať súbory podriadené. To je hlavný problém celého procesu formovania.

Avšak, bez ohľadu na voľbu pravidiel, niektoré údaje v každom prípade budú uložené do osobného spisu. Aké dokumenty možno nájsť v celej tejto dokumentácie? Sú to:

• konkurent profily;
• Žiadosť o zamestnanie ;
• Objednávky na pracoviskách;
• listy odstúpenie (ak existuje);
• Poradie prepustenie;
• Pôsobí vydávať pracovné knihu (na požiadanie alebo pri prepustení otroka).

Vyššie uvedený zoznam - povinný papiera. Ale s ďalšími informáciami, môžu existovať určité problémy. Koniec koncov, nie všetky informácie môžu byť podriadené osobné veci. Existujú určité obmedzenia v tomto ohľade. Na čom body by ste mali venovať pozornosť, aby sa zabránilo sťažností na nesprávnu tvorbu osobných spisov pracovníkov?

zákazy

V skutočnosti, ak ste naozaj ponoriť sa do všetkých otázkach registrácie a formovanie osobné dokumentácie zamestnancov, môžete sa zmiasť. Takže ako začnete archív, si pamätať iba niekoľko funkcií. Presnejšie povedané, zákazy. Sú dôležité pre všetky podniky, bez ohľadu na pravidlá. nie:

1. Dočasné alebo trvalé ukladanie dokumentov na jednom mieste. Dokumentáciu k pracovníci by mali mať zvláštne miesta, aby bolo možné dať doklady, ktoré len dočasne patrí medzi osobného spisu. Tiež stanovuje umiestnenie úložiska základných informácií.
2. "Multiply" dokumentácie. Neskladujte žiadne dokumenty v záležitostiach zamestnancov s duplikáty. V rovnakej zložke - jedna kópia.
3. Uistite sa tiež osobné údaje. Napríklad na náboženské presvedčenie. Takéto informácie sa zamestnávateľmi sú všeobecne považované za zbytočné. Preto je tvorba vecou je schopný uchovávať užitočné iba v dokumentácii zamestnávateľa, ktoré odráža kvalitu práce podriadených.

A aké konkrétne dokumenty môžu byť obsiahnuté v týchto súboroch? Že navyše k vyššie uvedenému problému, v praxi, to je nájdené v osobných záležitostiach? Aby nedošlo k chybám, môžete riadiť sa pokynmi na zhromažďovanie informácií pre zamestnancov dokumentáciou.

šírenie dokumentácie

Zloženie osobného spisu pestrá. Bolo povedané, že spoločnosť bude stanoviť pravidlá tohto dokumentu. Z tohto dôvodu nemôžeme presne povedať, čo je uložené v archíve. Dokumenty, ktoré sa nachádzajú na povinnom základe, sú už uvedené. Ale aby sa zabránilo prípadné chyby, razený určitého zoznamu povolených pre ukladanie dokumentov. Čo by malo byť v súbore? Ak budeme vylúčiť skôr uvedené objekty zostanú (väčšinou vo forme kópií):

• kópia pasu občana;
• SNILS otrok (kópie);
• INN (nie originál);
• vojenské ID;
• Dokument (y) vzdelávanie;
• Fotografie (nie osobné, určený pre profily);
• Funkcia z predošlých miestach zamestnania (ak existuje);
• náplň práce pre konkrétne pracovné miesto;
• autobiografie.

Nezabudnite, že akákoľvek zodpovednosť zamestnávateľa, aby v súlade s workflow, ako aj pre svoju vlastnú bezpečnosť, je celý rad zákonov. Napríklad odmietnuť podpísanie objednávky prepúšťanie. Táto dokumentácia musí byť tiež uložené v osobných záležitostiach. Výsledky hodnotiace práce a ďalších objednávok, ktoré majú vplyv na prevádzku ráme - je to stále málo položiek povolenej zaradením do spisu.

Ďalším dôležitým bodom - je ukladanie tzv súpis osobného spisu. Dokument, ktorý môže priniesť veľa problémov na zamestnávateľa. To by malo byť povinné v každom jednotlivom prípade. V opačnom prípade môžete viniť vedenie, že niektoré dokumenty sú použité nezákonne. Zásoby personál súbor - je špeciálny dokument, ktorý uvádza všetku dokumentáciu pripojené k tejto zložke. Nachádza sa na začiatku súboru. Bez súpisu zamestnávateľ môže mať problémy. Zamestnanec môže byť obvinený z falšovania alebo odcudzenia určitých dokumentov.

súbor formácie personál - proces nie je tak ťažké, ak riadne pripravená. Zamestnávateľ musí jednoducho urobiť tu všetky dôležité informácie týkajúce sa činnosti zamestnanca. Ale osobné údaje o zamestnanci robia zakázané. Bol to príklad náboženstva. Rodina zloženie a vlastnosti referenčného obrazu podriadeného života - je tiež tabu.

Ale niektoré úspechy zamestnanec musí byť vykonané v osobných záležitostiach. To - nie je povinnou súčasťou, ale to nie je vhodné ju zanedbávať. Zvlášť, keď ide o skutočne talentovaných pracovníkov. To dovolilo zavedenie informácie získali ocenenia, tituly, vyznamenania, medailí a diplomov.

Nie je príliš veľa

Dokumenty v osobnom spise môžu byť rôzne, je to pochopiteľné. Presný zoznam je stanovená každej spoločnosti na uvážení správcu. Ale najviac obyčajný zoznam cenných papierov, neboli uvedené. Keď je tvorba a udržiavanie dokumentácie musia byť vedomí jednu malú pravidlá. Jedná sa o povinný predmet, ktorého porušenie nie je povolené. Vykonávanie súkromné záležitosti - zodpovedný povolania. To si vyžaduje osobitnú starostlivosť.

Jedná sa o veľkosti osobných záležitostí. Podľa pravidiel možno povedať, že hrúbka zložky, pod zatiahnutou dokumentáciu určitého rámca, by nemala presiahnuť 4 cm. Ak je objem väčší ako nastavené rozmedzie, je lepšie začať nový podnik. A práve tak nejako označiť pod rúškom pokračovanie súčasnej dokumentácie.

V praxi je veľmi riedky prípad, ktorý hrúbka dosahuje viac ako 4 cm. Preto by ste mali stačí spomenúť stanovené pravidlá, a nebojte sa o jeho nedodržiavanie. Ak je rám je veľmi dokumentácia, špeciálne test sa vykonáva. Podľa jeho výsledkov sa zamestnávateľ rozhodne o rozdelení súborov do niekoľkých častí.

základné požiadavky

Postup pre tvorbu jednoduchých prípadoch. To je dosť, aby určiť, aké typy dokumentov môžu byť uložené tu. Ďalej si spomenúť na vyššie uvedený limit. A potom už zavedené podnikania. Prvým krokom je výroba dosiek. Stačí kúpiť špeciálnu zložku s názvom "Business". Oni sú obvykle uložené všetky dokumenty určitého rámca.

Ďalej sa na titulnej strane (v tomto prípade kryt zložka v) osobnými údajmi je napísané na ráme. Konkrétne - Názov V spodnej časti je kladený na povinné dátum štartu dokumentácia. Čo by malo byť v súbore?

Súpis sa aplikuje ako prvú stránku. To môže byť ignorovaná, ale to nie je odporúčané. Tento dokument je oveľa jednoduchšie život a odstraňuje zodpovednosť od zamestnávateľa za bezpečnosť umiestnený v súbore médií - niečo, čo nie je uvedené v zozname nie je uložený v osobnom spise.

Za to, že v priečinku umiestnené rôzne dokumenty, ktoré sú priamo spojené s slave. Vznikla ako súčasť osobného spisu. Je vhodné umiestniť kópie či originály dokumentov po ich obdržaní - profil prvého žiadateľa, potom žiadosť o prácu, list zamestnávateľa na vymenovanie do určitej polohy, a tak ďalej. To skončí záležitosť podľa poradia prepustenie a zákon podpísal získať pracovné knižku.

A to nie je všetko. Proces tvorby vecí - je to časovo náročnej práci, aj keď je to pomerne jednoduché. Tam je ďalšie menšie obmedzenia, ktorá je schopná priniesť nejaké nepríjemnosti pre zamestnávateľov. Personál, ktorý poskytuje vstup informácie do súkromných súborov podriadených, by mali monitorovať počet listov v zložke. Tam by nemal byť väčší ako 250 kusov. Pri nadbytku je kladený na druhú časť osobného spisu pre konkrétne zamestnanca.

časopis

Teraz chápem, ako tvorbu zamestnancov firmy. V celom tomto procese nekončí. V prípade, že spoločnosť rozhodla vykonať tento typ dokumentácie, musia mať odborný časopis osobných záležitostí. Čo je to?

Tento komponent je uvedený zoznam všetkých dostupných súborov na zamestnanca. Tu sa zverejňujú čísla inštitúcie záležitosťou individuálne (osobné) údaje podriadeným, dátum vzniku rôznych "osobné zložky".

Jedna vzorka Protokolu č. Zamestnávateľ má plné právo vytvoriť taký dátový archív na základe vlastného uváženia. V posledných rokoch sa veľmi bežná forma elektronického denníka. Dobrý nápad pre tých, ktorí nechcú robiť príliš veľa papierovania. Hlavná vec - včas na vyplnenie príslušných polí časopisu. Potom je možné bez problémov nájsť informácie pre každého zamestnanca.

záver

Od tejto chvíle je jasné, ako tvorba osobného spisu. Jedná sa o veľmi jednoduchý, ale zložitý proces, ktorého postup nie je stanovená legislatívou Ruskej federácie. Zamestnávatelia nastaviť svoje vlastné dokumenty, ktoré budú uložené v osobných záležitostiach. Prezentácia informácií môže byť tiež vybraný.

Odporúča sa nevzťahuje na osobné záležitosti pôvodných dokumentov - iba kópií v jedinom exemplári. Ak chcete podať zamestnanci musia byť zaobchádzané s osobitnou starostlivosťou - unikli informácie zaznamenané v takej dokumentácie môže čerpať na hlavu problému. Po odbere podriadených údajov, ako už bolo povedané, že zamestnávateľ sa zaväzuje zabezpečiť úplnú dôvernosť informácií. Toto pravidlo platí aj pre pracovnú dobu, a po celú dobu uchovávania dokumentov po výstrel. To je všetko. Základné informácie o vymedzenie prípadov vyšetrovaný na doraz. Charakteristika a zloženie tohto procesu by malo byť poučiť sa z každej spoločnosti. Niektoré nesnažte sa to urobiť. Robiť veci (osobné) - nie je povinné, ale veľmi užitočné pre zamestnávateľov, aby robiť.