Klasifikácia dokumentu: Základnými kritériami

Tak to bolo ľahké pochopiť veľké množstvo dokumentov, ktorý bol vypracovaný osobitné pravidlá na ich prípravu a prezentáciu, rôzne klasifikácie, ako aj vhodné formy a metódy práce s nimi.

Je potrebné poznamenať, že klasifikácia dokumentov je nesmierne dôležité, pretože to pomôže upozorniť na ich špecifické vlastnosti, a umožňuje im čo najefektívnejšie využiť. Je to jedna z najstarších a až do konca roka nevyriešených otázok, ktorého vývoj začal až na konci roka 1960. Väčšina dokumentácie distribuované prístupu do jednotlivých skupín sa predtým používal len na špecifické črty vo vzťahu k rozsahu alebo samostatné vedy. Len nedávno bolo zistené viacrozmerné klasifikácie dokumentov, ktorý je založený na informačných a materiálových komponentov.

Všetky dokumenty môžu byť rozdelené podľa nasledujúcich kritérií:

1. Okolnosti ich pôsobenia v priestore a čase. Zohľadniť pravidelnosť publikácie (periodické i neperiodické), Čas výskytu (pôvodné, originálne, kopírovanie, duplicitné), v mieste výroby (regionálnej, národnej alebo zahraničné);

2. Informačná zložka.

• venovať pozornosť obsahu a úrovne agregácie informácií (primárna a sekundárna dokumentácie);

• triedenie dokumentov zahŕňa rozmer zaznamenané informácie o veľkosti (formátu) a počet strán (spolu);

• Divízia nad tým, ako sú informácie vnímaná (dokumenty môžu byť prečítaná človekom alebo vyžadujú špeciálne technické vybavenie);

• táto klasifikácia dokumentov zahŕňa aj kultový postava prostriedky, ktorými zaznamenávajú údaje (text a non-textovej forme);

• záznam dát podľa rozlišovať rúk, tlačený, mechanické, magnetické, fotografické, optické, laser, a elektronické dokumenty.

3. zložka Materiál, ktorý obsahuje určité kritériá (ako je materiál nosiča informácie, ako aj jej tvar a konštrukcia).

Stojí za zmienku, že distribúcia dokumentácie pre jednotlivé skupiny v obsahu a forme umožňuje efektívnejšie organizovať prácu s ňou.

Stojí za zmienku, že tam je aj zodpovedajúca zaradenie účtovných dokladov k dnešnému dňu, ktorý berie do úvahy ich obsah, miesto a postup zostavovania aplikácie a spôsobu použitia.

Táto klasifikácia účtovných dokladov obsahovať nasledovné rozdelenie do typov:

• v závislosti od aplikácie - administratívne a výkonné, čo predstavuje registráciu alebo v kombinácii;

• príprava objednávok - primárny a zhrnutie;

• vnútorné a vonkajšie dokumentov;

• používaním - na jedno použitie a skladovanie;

• V závislosti na obsahu - menové, materiálu a prevedenie.

Treba povedať, že táto klasifikácia zahŕňa rad kritérií, a je veľmi široká, takže každý dokument sa týka rôznych skupín v rovnakú dobu, ale môžu byť charakterizované špecifickými vlastnosťami a používajú sa len v príslušnom odbore.