Organizácia práce s dokumentmi

Organizácia práce s personálnymi dokumentmi má osobitný vplyv na kvalitu fungovania administratívneho aparátu, ako aj na formovanie a kultúru práce zamestnancov. Čím viac sa vykonáva práca, tým úspešnejšia je činnosť podniku ako celku.

Vnútorný pracovný tok každého podniku zahŕňa rôzne aktivity na prípravu, údržbu, plnenie, kopírovanie, prenos podnikateľských informácií. Ako ukazuje prax, zhruba sedemdesiat percent zamestnancov stráca na týchto aktivitách. Treba povedať, že organizácia práce s dokumentmi je čoraz dôležitejšia. Dnes je táto činnosť považovaná za jeden z hlavných faktorov konkurencieschopnosti moderného podniku.

Organizácia práce s dokumentmi predpokladá špeciálny prístup k prijatým a spracovaným obchodným údajom, koordináciu procesov tvorby a zmeny distribúcie informácií. Správna organizácia práce s dokumentmi znižuje čas vyhľadávania, zvyšuje presnosť, aktuálnosť údajov a eliminuje redundanciu.

Pri zohľadnení dlhodobej praxe boli vyvinuté tri hlavné typy práce s dokumentáciou: zmiešané, decentralizované a centralizované.

Druhý formulár umožňuje koncentráciu rôznych existujúcich štruktúrovaných operácií v riadení jednej jednotky v podniku. Takýmto rozdelením môže byť všeobecné alebo personálne oddelenie, kancelária a pod. Dokumentáciu môže spravovať jedna osoba, ktorá je tajomníkom. V každom prípade zodpovednosť jednotky alebo jedného zamestnanca bude zahŕňať realizáciu celého cyklu spracovateľských činností od prevzatia až po prevod na oddelenie archívu. Tieto činnosti zahŕňajú príjem, spracovanie obchodných informácií, registráciu, uchovávanie, kontrolu nad vykonávaním, odosielanie, referenčné a informačné operácie, systematizáciu pred prevodom do archívu.

Centralizovaná organizácia práce s dokumentmi je považovaná za najracionálnejšiu a v tomto ohľade je vhodnejšia. Platí to najmä pre malé podniky. Pri použití tejto metódy systematizácie dokumentácie sa výrazne znižujú náklady na činnosti spracovania informácií. Okrem toho sa podstatne zlepšila organizácia práce zamestnancov. Vďaka tejto forme organizácie obehu dokumentov je kancelárska technika najúčinnejšia, jednotnosť sa dosahuje v metodických a riadiacich činnostiach súvisiacich so spracovaním dokumentácie.

Opačný centralizovaný systém je decentralizovaný systém. V tomto prípade sa pre každú jednotku vytvára vlastná služba pre prácu s dokumentáciou. V týchto jednotkách sa všetky operácie vykonávajú samostatne. Decentralizovaný systém je typickejší pre tie inštitúcie a organizácie, ktoré sa líšia v teritoriálne odlišnom prístroji. Tento systém práce je okrem toho vhodný aj pre tie podniky, ktorých dokumentácia sa v určitej špecifikácii líši (napríklad je potrebné zabezpečiť ochranu informácií).

Najčastejšou formou je zmiešaný systém. V tomto prípade sa v centrálnej jednotke vykonáva určitá časť všetkých operácií (spravidla prijímanie a spracovanie zaslaných a prijatých dokumentov, uchovávanie, replikácia). V štrukturálnych oddeleniach podniku sa vykonávajú činnosti súvisiace s tlačou (tvorbou), systematizáciou, uchovávaním a prípravou na doručenie do archívu.

Výber tejto alebo nejakej schémy práce s dokumentáciou sa vykonáva v súlade so štruktúrou samotného podniku.